Разработка программы под «ключ»

Организация, подготовка и проведение мероприятия занимают очень много времени, затрат, творческих усилий и энергии. Это очень трудоемкая работа – встречи и договорные отношения с Вами и исполнителями, проведение кастинга исполнителей, составление и печать различных документов, пользование услугами связи (телефон, интернет), транспортные расходы, ненормированный рабочий день (мы с Вами на связи в любое время суток) и многое другое связанное с нашей деятельностью.

Наши специалисты начинают свою работу с Вашего первого звонка, поэтому прежде чем Вы решите заказать праздник под «ключ», определитесь с компанией, агентством с которым Вы будете сотрудничать.

Если Вы все-таки остановили выбор на нашем Центре праздничных услуг, то алгоритм работы по организации Вашего праздника под «ключ» состоит в следующем:

Подготовка к мероприятию:

1. Разработка проекта, подписание договора о сотрудничестве.
2. Создание дизайна и печать пригласительных, афиш, баннеров на мероприятие.
3. Подбор помещения для проведения мероприятия (до 5 вариантов) — осмотр всех предложенных вариантов вместе с Вами по вашему желанию.
4. Бронирование помещения для мероприятия (согласование даты, времени, подписание договора аренды, предоплата)
5. Согласование всех вопросов связанных с местом проведения мероприятия:
   • составление меню.
   • банкетная расстановка столов, рассадка гостей.
   • проверка акустических способностей зала.
   • изучение технических особенностей площадки.
   • согласование наличия и бронирование мест на автостоянке.
6. Согласование с Вами оформления площадки:
   • встреча с оформителями и утверждение дизайна оформления.
   • просмотр портфолио.
7. Составление и разработка развлекательной программы:
   • написание и утверждение сценария мероприятия
   • ангажемент артистов и исполнителей (ведущий, DJ, музыкальные коллективы и т.д.)
   • кастинг – выбор исполнителей и артистов, встреча с ними по вашему желанию
8. Профессиональный фотограф:
   • встреча, просмотр портфолио
   • согласование времени работы фотографа по сценарию мероприятия
9. Профессиональный видео оператор:
   • встреча, просмотр портфолио
   • согласование времени работы видео оператора по сценарию мероприятия
10. Приобретение призов для конкурсной программы и поощрительных подарков.
11. Транспорт:
    • выбор машины (внешний вид, наличие кондиционера, телевизора и т.д.)
    • бронирование машины
    • подписание договора, предоплата.
12. Составление окончательной сметы, предоплата за мероприятие.

В день праздника:

Выезд распорядителя торжества на место проведения мероприятия за 5-6 часов до начала мероприятия, в случае необходимости, то с утра.

• Проверка соответствия банкетной расстановки столов, меню, корректировка работы ресторанной службы соответственно сценарному плану мероприятия.
• Проверка оформления площадки – оформители выезжают за 3-4 часа до начала мероприятия.
• Проверка наличия всех действующих лиц (служб) праздника, администрирование ( встреча исполнителей, предоставление гримерного помещения, проверка установки оборудования и звука и т.д.). Ведущий выезжает за 2-3 часа до мероприятия, DJ, звукорежиссер – за 3-4 часа.
• Согласование совместной работы фотографа и видео оператора о ключевых моментах мероприятия по сценарному плану.

На самом празднике:

• Контроль работы всех действующих лиц (служб) праздника. Работа выездного менеджера — распорядителя торжества с начала праздника и до последнего гостя.
• Решение экстренных вопросов и разрешение конфликтных ситуаций.

После праздника:

• Окончательная оплата работы артистов и исполнителей.
• Проконтролировать развоз гостей после мероприятия.

Через 2- 3 недели после праздника:

• Встреча с фотографом и видео оператором:
  • забрать отснятый материал
  • просмотреть отснятый материал (проверить качество)
• Встреча с заказчиком мероприятия
  • вручение отснятого материала.